Có nhiều loại liên hệ được liên kết với một nhóm trong RobotEvents.com: Liên hệ chính, Liên hệ phụ, Liên hệ tài chính và Liên hệ tổ chức. Mỗi Liên hệ nhóm được đặt tên phải có tài khoản RobotEvents.com đã được xác minh và địa chỉ email đã được xác minh, điều này cho phép họ quản lý việc đăng ký của nhóm.
Điều quan trọng cần lưu ý là tất cả những người liên hệ trong nhóm sẽ có khả năng quản lý đội trong RobotEvents.com, bao gồm đăng ký đội cho mùa giải, đăng ký sự kiện và sửa đổi thông tin đội.
Nếu nhóm được liên kết với một trường học thì ít nhất một người liên hệ phải là nhân viên của trường đó. Các trường học bổ sung phụ huynh làm người liên hệ trong nhóm được khuyến khích phát triển một quy trình và hướng dẫn nội bộ về chính xác những gì mà những người liên hệ ngoài nhân viên của trường được phép và không được phép làm.
Người liên hệ chính (bắt buộc)
Phần lớn thông tin liên lạc qua email từ Quỹ REC và Đối tác sự kiện được gửi đến Người liên hệ chính.
- Người liên hệ chính thường là “huấn luyện viên trưởng” của nhóm và chịu trách nhiệm duy trì tính chính xác của tất cả các thuộc tính tài khoản và người liên hệ. Các nhóm liên kết với trường học thường sẽ sử dụng một nhân viên làm Người liên hệ chính.
- Mọi thay đổi lớn đối với tài khoản Sự kiện robot của nhóm phải do Người liên hệ chính thực hiện.
- Người liên hệ chính thường chịu trách nhiệm đăng ký đội cho mùa giải và sự kiện cũng như đảm bảo rằng các khoản thanh toán đã được thực hiện.
- Người liên hệ chính chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các Mẫu đơn tiết lộ của người tham gia Tổ chức REC được hoàn thành cho mỗi học sinh trong nhóm.
- Người liên hệ chính thường tham dự các sự kiện cùng nhóm.
- Người liên hệ chính là người chịu trách nhiệm chính đối với các học sinh trong nhóm và sẽ là người đầu tiên liên hệ với các thông tin liên quan đến nhóm.
- Người liên hệ chính và phụ có thể đăng câu hỏi trong hệ thống Q&A chính thức trên RobotEvents.com.
- Người liên hệ chính phải là người lớn (18 tuổi trở lên) và không được là thành viên nhóm sinh viên được liên kết với đội hiện tại trong chương trình đó, trừ khi đội đó được đăng ký tham gia cuộc thi VEX U.
Liên hệ tài chính (bắt buộc)
Người liên hệ tài chính của nhóm là người chịu trách nhiệm xử lý các khoản thanh toán thông qua RobotEvents.com.
- Người liên hệ tài chính có thể là người giống như Người liên hệ chính.
- Người liên hệ tài chính điều phối các khoản thanh toán cho việc đăng ký nhóm, đăng ký sự kiện và bất kỳ giao dịch mua sản phẩm nào được thực hiện thông qua RobotEvents.com.
- Người liên hệ tài chính phải là người lớn (18 tuổi trở lên) và không thể là thành viên nhóm sinh viên được liên kết với đội hiện tại trong chương trình đó, trừ khi đội đó được đăng ký tham gia cuộc thi VEX U.
Liên hệ phụ (tùy chọn)
Người liên hệ phụ của nhóm là một cá nhân bổ sung sẽ giúp quản lý nhóm trên RobotEvents.com và không bắt buộc.
- Người liên hệ phụ thường là “trợ lý huấn luyện viên” hoặc người lớn khác sẽ tham dự các sự kiện khi Người liên hệ chính không thể tham dự.
- Người liên hệ phụ có thể hoàn tất đăng ký nhóm và sự kiện, cập nhật Người liên hệ phụ, tài chính và tổ chức, đồng thời hỗ trợ quản lý Biểu mẫu tiết lộ người tham gia là sinh viên.
- Người liên hệ chính và phụ có thể đăng câu hỏi trong hệ thống Q&A chính thức trên RobotEvents.com.
- Người liên hệ phụ phải là người lớn (18 tuổi trở lên) và không thể là thành viên nhóm sinh viên được liên kết với đội hiện tại trong chương trình đó trừ khi đội đó được đăng ký tham gia cuộc thi VEX U.
Liên hệ Tổ chức/Hành chính/Quận (tùy chọn)
Liên hệ Tổ chức/Hành chính/Quận của nhóm được sử dụng khi có một người tập trung giúp quản lý nhiều nhóm hoặc tổ chức.
- Người liên hệ của Tổ chức/Hành chính/Khu vực không đóng vai trò là “huấn luyện viên trưởng” hoặc Người liên hệ chính cho một Đội.
- Ví dụ về Người liên hệ của Tổ chức/Quản trị/Khu học chánh là Điều phối viên STEM của khu học chánh, người trả phí đăng ký cho các nhóm tại nhiều trường trong khu vực hoặc người quản lý phi lợi nhuận giúp quản lý nhiều chương trình trên các địa điểm khác nhau.
- Người liên hệ của Tổ chức/Hành chính/Khu vực phải là người lớn (18 tuổi trở lên) và không thể là thành viên nhóm sinh viên được liên kết với một đội hiện tại trong chương trình đó, trừ khi đội đó được đăng ký tham gia cuộc thi VEX U.